文件夹一点共享，有时默认是任何拿到链接的人都能看，甚至能改。链接发到群里之后会被再转发，你看不到后来打开的人是谁。工作文件因此超出原来想给的那几位同事，底稿也可能被别人改动。
共享时把权限改成指定的人，用他们的账号邀请，权限先给查看。需要对方修改时再单独打开编辑。不要把链接设成所有人可编辑。设完请一位不在名单里的同事试一下，确认打不开，名单里的人打得开。
链接方便转发，也因此难收回。指定账号后，对方需要用自己的登录身份进入，只转发链接本身不够。查看和编辑分开，是避免别人误改你还在用的底稿，同时仍能让他们读到内容。
不必取消所有共享，改回用邮件传很大的附件。该协作的文件夹仍要共享，只是名单要具体。不要为了省事把整个文档目录或家目录共享出去，那会把旁边不相关的文件一起交出去。
每次点共享，先看权限是指定的人还是任何有链接的人。是后者就改。每月看一次现有共享名单，已经不参与这件事的人就移除。这个查看可以和整理文件夹放在同一天。
名单里只有你指定的名字，他们能打开，其他人打不开，不该编辑的人只有查看，就说明范围对了。若文件仍被不认识的改动，检查是不是还有另一个链接，或上级目录也处于共享。